Gestão de Processos de Negócio - BPM

O Desafio

O dinamismo do mercado impõe novos riscos e desafios de maneira incessante. As pressões econômicas aliadas a novas demandas de clientes, exigem das empresas uma grande mudança na forma como conduzem seus processos de negócio. Eles precisam ser aperfeiçoados, para que as empresas sejam capazes de responder rapidamente as novas condições impostas pelo mercado.

Business Process Management – BPM é a chave para satisfazer estes desafios e criar processos de negócio altamente eficientes e ágeis. O BPM é uma disciplina de gestão que integra pessoas, conteúdo e aplicações empresariais, combinando uma abordagem centrada em processos e equipes multifuncionais.

A Solução – SoftExpert BPM

O SoftExpert BPM melhora a visibilidade e o controle dos processos de negócio através de uma solução amigável e focada nas pessoas (human-centric). A solução estimula a melhoria contínua dos processos por toda a organização. Ela gerencia todas as etapas do seu ciclo de vida, desde a modelagem e otimização até a automação, execução e monitoramento.

Proporcionando um melhor entendimento do negócio, maior agilidade nos processos e um maior impacto dos negócios sobre o planejamento estratégico, a solução de gestão de processos da SoftExpert permite que as pessoas trabalhem de forma mais eficiente, melhora a orquestração de processos complexos e sustenta os objetivos de negócio com informação em tempo real.

A solução fornece uma poderosa ferramenta de modelagem baseada no padrão BPMN (Business Process Model and Notation). Essa ferramenta permite o uso de eventos, atividades, tarefas, decisões, raias e outros elementos para criar rapidamente processos executáveis, com recurso de arrastar e soltar em um ambiente 100% web. Os usuários podem criar processos e regras de negócio de maneira rápida, adicionar papéis funcionais, criar interfaces amigáveis, formulários personalizados e gerenciar todo o conteúdo relacionado em uma única solução integrada.

Oferecendo uma suíte completa para automação de processos orientados às pessoas e também ao conteúdo, o SoftExpert BPM resolve os desafios de interação entre pessoas e negócio por meio de recursos de gerenciamento de tarefas e de colaboração. Os usuários podem monitorar e ganhar visibilidade acompanhando os processos em tempo real. O retrato instantâneo do desempenho ajuda na tomada de decisão e na resolução de situações específicas.

O SoftExpert BPM também oferece recursos que geram valor para toda a organização. Entre eles, monitoramento de indicadores e de atividades de negócios, apoio à tomada de decisão, gestão de documentos, gestão da qualidade, ferramentas de integração de sistemas e painéis executivos (dashboards). A solução é capaz de criar modelos de processos e armazená-los em um repositório com total controle sobre suas revisões, categorização hierárquica, pesquisa e recursos de segurança para acesso controlado aos modelos e processos. Em resumo, o SoftExpert BPM proporciona o controle total dos processos de negócio para a empresa, possibilitando que a equipe de TI tenha menos esforço com manutenção e passe fomentar a inovação.

Gestão de Serviços de TI – ITSM

Principais benefícios da solução

Modelagem dos processos de negócio
Controle de revisão dos processos
Simulação de processos de negócio

Automação de formulários eletrônicos
Monitoramento dos processos em execução
Análise dos processos e estratificação de resultados

Diminui o número de colaboradores em tempo integral necessários para realizar funções de baixo valor agregado dentro da organização.

Reduz custos com horas extras por meio da automação e otimização de tarefas manuais, garantindo maior agilidade aos processos.

Reduz o esforço necessário para responder requisições de clientes através do monitoramento e aprimoramento contínuo dos processos de atendimento..

Garante a aplicação das regras e processos alinhados às diretrizes do planejamento estratégico, eliminando gastos desnecessários.

Reduz riscos, fornecendo meios que garantem a rastreabilidade dos esforços aplicados em compliance.

Promove a colaboração entre TI e analistas de negócio para documentar e implementar os processos.

Transforma os dados brutos do processo em informações valiosas e inteligentes, para impulsionar a estratégia e melhorar o desempenho dos negócios.

Garante a visibilidade em tempo real e eleva a produtividade com a automação dos processos.

Elimina o retrabalho e promove a padronização e a transparência em toda a organização, elevando a motivação dos colaboradores.

Conduz o crescimento da taxa de retenção de clientes, presença no mercado e receitas operacionais por meio da satisfação dos clientes.

Recursos

Modelagem

Modelagem e automação de processos de forma visual e produtiva.

Simulador

Criação rápida de formulários eletrônicos, integradas aos processos e fontes de informação.

Riscos

Conexão com diversas aplicações através de WebServices.

Gerenciador de tarefas

Simulação de processos com identificação de gargalos e inconsistências.

Integração

Execução de atividades de forma simples e intuitiva.

Acompanhamento

Monitoramento de processos em tempo real através de portais personalizados.

Overview da solução

ROI é tipicamente visto como uma medida de redução de custo ou aumento de lucro diretamente atribuído a um investimento realizado. Geralmente, quando profissionais discutem o ROI de um investimento, eles estão principalmente pensando sobre benefícios “financeiros”. No entanto, atualmente, as organizações devem também considerar os benefícios “não financeiros” de um investimento.

Benefícios Financeiros englobam os impactos sobre o orçamento e as finanças empresariais, tais como, redução de custo ou aumento de receita. Este é apenas um aspecto do ROI.

Benefícios Não Financeiros são os benefícios conhecidos como “intangíveis” ou “não quantificáveis” de um investimento. Estes benefícios podem representar ROI real e englobar os efeitos sobre as operações e a produtividade do negócio que não diretamente se traduzem em aumento positivo do fluxo de caixa. Estes benefícios “não financeiros” estão quase sempre concentrados sobre as atividades críticas do negócio, necessárias para cumprir com os requisitos de clientes, parceiros ou regulatórios.

O SoftExpert BPM Suite produz impactos positivos sobre cinco categorias primárias: Automação, Qualidade, Conformidade, Gestão e Otimização (redução de custo / melhoria de desempenho). Estes impactos incluem satisfação aprimorada do cliente, agilidade organizacional avançada, melhor acesso a recursos e informação e tempos de ciclo reduzidos.

O cálculo de benefícios do BPM pode ser tanto direto, através da redução da carga de trabalho dos colaboradores, assim como indireto, aprimorando a qualidade ou a produtividade. Ambos devem ser medidos para realização de um business case de BPM.

Em resumo, a maioria dos projetos que implementaram o SoftExpert BPM Suite foram bem sucedidos. Existem muitas razões para isto. A solução oferece benefícios de ROI sólidos para três comunidades essenciais: TI/Desenvolvedores; stakeholders do negócio; e usuários finais. Se você combinar os efeitos do ROI nestas três comunidades, você poderá facilmente ajustar seu ROI de dezenas (10% ou mais) para centenas (100% ou mais). Isto, é claro, depende do projeto e do tipo da aplicação ou implementação. Porém, a mensagem principal permanece, ROI em BPM é real e pode consideravelmente aprimorar a produtividade de TI, a visibilidade do desempenho, assim como, controlar a performance para os gestores e a eficiência dos usuários finais por meio da otimização de tarefas e redução de erros potenciais.

O SoftExpert BPM proporciona os seguintes benefícios:

ROI Financeiro:

Economia Anual

Reduz custos com horas extras por meio da automação e otimização de tarefas manuais, controlando diretamente as saídas do fluxo de caixa.
Diminui o número de funcionários em tempo integral necessários para realizar funções de baixo valor agregado dentro da organização.
Reduz o esforço gasto para responder requisições de clientes através do monitoramento e aprimoramento contínuo dos processos de atendimento ao cliente.
Elimina perdas na receita devido à aplicação das regras e processos relativos às diretrizes do planejamento estratégico.
Evita custos com honorários de auditoria, pois fornece meios para rapidamente criar processos que permitem a rastreabilidade dos esforços aplicados em compliance.
Eleva as receitas do negócio e reduz o custo total de operação…
- … realizando a conclusão de atividades de forma mais rápida;
- … economizando recursos com alta produtividade e velocidade de processamento;
- … realocando recursos humanos valiosos;
- … criando vantagem competitiva com base no valor da organização frente ao mercado;
- … aprimorando a sensibilidade para oportunidades de mercado;
- … reduzindo tempo de administração e transferência de tarefas;
- … eliminando erros manuais;
- … criando um ambiente mais eficiente para coleta de informações;
- … reduzindo custos de suporte;
- … aprimorando divulgação de informações “ad hoc”.

Investimento

O investimento no SoftExpert BPM dependerá do tamanho da organização e do escopo definido para o projeto.

Retorno no Investimento (%)

((((Economia Anual Total) x anos) – Investimento Inicial) / Investimento Inicial) x 100.

Tempo de Retorno – Payback (anos)

Investimento Inicial / Economia Anual Total.

ROI não financeiro:

Aumenta a motivação dos funcionários e a satisfação dos clientes por meio de processos eficazes.
Aprimora a agilidade e prontidão do negócio aumentando a eficiência dos processos.
Assegura a utilização otimizada de recursos devido à padronização dos processos.
Facilita o controle, a otimização e a rápida mudança nos processos corporativos.
Promove a colaboração entre TI e usuários do negócio para documentar e implementar os processos.
Gerencia as mudanças na organização quanto a papéis funcionais, estrutura e atividades.
Integra com as aplicações existentes de maneira pró-ativa.
Altera dinamicamente as regras de negócio que conduzem os processos em direção às metas de performance.
Aumenta a produtividade devido à automação dos processos.
Monitora os processos de negócio em tempo real.
Reduz o tempo necessário para ajustar os processos de negócio às mudanças no mercado.
Sincroniza os processos entre parceiros de negócios.
Proporciona aos gerentes recursos para tratamento de exceções.
Economiza tempo gerenciando todos os processos de forma centralizada.
Conduz o crescimento da taxa de retenção de clientes, presença no mercado e receitas operacionais por meio da satisfação dos clientes
Reduz o número de tarefas realizadas manualmente.
Possibilita a integração dos recursos de gestão da conformidade nos processos de negócio existentes.

Retorno sobre o Investimento (ROI)

O ambiente de negócios atual demanda que as organizações redobrem seus esforços para aprimorar a eficiência dos processos que possuem impacto positivo sobre o desempenho financeiro.

Organizações buscando aumentar receitas e diminuir custos estão cada vez mais confiando em ferramentas de Gestão de Processos de Negócio [BPM] para alcançar suas metas. De acordo com o Gartner, 80% das empresas utilizando BPM experimentarão uma taxa interna de retorno (TIR) superior a 15%.

De forma crescente, BPM tem sido visto como uma aplicação empresarial fundamental, e estudos tem mostrado que o ROI em projetos de BPM tem sido fantástico, com clientes reportando ROI inicial na faixa de 100% a 300% e payback de 6 a 12 meses. Isto ocorre porque projetos bem sucedidos de BPM não são decisões tecnológicas, são decisões de negócio. O ROI reportado pelas áreas de negócio das organizações, quando estas são as compradoras, frequentemente alcança dez vezes mais o ROI de projetos patrocinados apenas pela TI.