Benefícios Não Financeiros são os benefícios conhecidos como “intangíveis” ou “não quantificáveis” de um investimento. Estes benefícios podem representar ROI real e englobar os efeitos sobre as operações e a produtividade do negócio que não diretamente se traduzem em aumento positivo do fluxo de caixa. Estes benefícios “não financeiros” estão quase sempre concentrados sobre as atividades críticas do negócio, necessárias para cumprir com os requisitos de clientes, parceiros ou regulatórios.
O SoftExpert ECM Suite produz impactos positivos sobre a performance do negócio e sobre os objetivos estratégicos. Estes impactos incluem maior satisfação do cliente, melhor utilização das informações e tempos de ciclo reduzidos.
O cálculo de benefícios do ECM pode ser tanto direto, por meio da redução de custos com papel e arquivamento, assim como indireto, aprimorando a qualidade ou a produtividade. Ambos devem ser medidos para realização de um business case de ECM.
De acordo com estimativas do IDC, uma típica empresa com 1.000 profissionais que trabalham ligados a informação e conhecimento (criação, revisão, compartilhamento, distribuição) gasta em média de U$ 2.5 a U$ 3.5 milhões por ano buscando por informações inexistentes, tentando encontrar informações existentes, ou recriando informações que não podem mais ser encontradas. Enquanto o Gartner estima que uma Gestão de Conteúdo Empresarial (ECM) eficaz pode reduzir os custos totais relacionados a documentos e registros em 40%.
O SoftExpert ECM proporciona os seguintes benefícios:
ROI Financeiro:
Economia Anual
- Reduz drasticamente os custos de armazenamento do arquivo corrente (inclui o valor do espaço físico da sala, o custo para manter os armários/fichários de documentos, o custo de pastas e fichas de arquivos, assim como mesas para análise de documentos e outros móveis e utensílios.)
- Elimina custos de armazenamento intermediário e permanente de arquivosatravés do controle e repositório centralizado de documentos (inclui o valor do espaço físico da sala, custo de terceirização do armazém de documentos, custo para acessar documentos, custo de itens físicos como caixas, rótulos, etc.)
- Reduz o número de funcionários em tempo integral necessários para suportar os centros de armazenamento intermediários e permanentes de documentos em papel.
- Corta os gastos com impressão e aquisição de papéis por meio da gestão e distribuição eletrônica de documentos.
- Elimina os “custos ocultos” da existência de documentos em papel em arquivos locais, arquivos pessoais e pequenas áreas “não oficiais” de arquivos departamentais.
- ( Eu mantenho cópias dos relatórios na minha mesa porque leva muito tempo para obtê-los na sala de arquivos, e, além disso, alguém pode já ter pego os documentos.)
- Evita custos de recuperação e substituição de documentos extraviados, mal utilizados e desgastados pelo uso. Quanto custa recriar um documento perdido, encontrar um documento extraviado e substituir um documento que não está mais legível?
- Empresas gastam em média $20 em mão de obra para arquivar um documento, $120 em mão de obra para encontrar um documento erroneamente arquivado e $220 em mão de obra para recriar um documento perdido. (Fonte: AIIM)
- Reduz os custos em questões judiciais devido à redução de registros a serem pesquisados (através da captura e eliminação adequada de registros) e o uso de ferramentas de busca com filtros mais eficientes e precisos.
- Eleva as receitas do negócio e reduz o custo total de operação…
- … diminuindo os custos com manuseio de papel;
- … cortando custos de arquivamento, duplicação e recuperação em repositórios externos;
- … reduzindo o downtime da organização em caso de desastres naturais;
- … simplificando o plano de continuidade do negócio;
- … utilizando o espaço atualmente necessário para armazenar papel com atividades mais produtivas e geradoras de receita;
- … melhorando a utilização dos ativos digitais;
- … aumentando a colaboração sobre os dados e o conhecimento.
Investimento
- O investimento no SoftExpert ECM dependerá do tamanho da empresa na metodologia de implementação.
Retorno no Investimento (%)
- ((((Economia Anual Total) x anos) – Investimento Inicial) / Investimento Inicial) x 100.
Tempo de Retorno – Payback (anos)
- Investimento Inicial / Economia Anual Total.
ROI não financeiro:
- Aumenta a produtividade devido ao gerenciamento eletrônico do conteúdo-criação, revisão, aprovação, distribuição e tempos de ciclo aprimorados a medida que somente as versões mais novas de documentos estão disponíveis.
- Economiza tempo por meio do gerenciamento centralizado das versões dos conteúdos.
- Economiza recursos de TI mantendo o conteúdo armazenado e localizado em apenas um repositório central.
- Elimina cópias pessoais eletrônicas e físicas espalhadas por toda a organização.
- Proporciona redução dos recursos físicos a medida que o papel não é mais impresso, assinalado e cópias de múltiplas versões são arquivadas.
- Conduz o crescimento da taxa de retenção de clientes, presença no mercado e receitas operacionais por meio da satisfação elevada dos clientes.
- Sustenta as iniciativas de conformidade regulatória e estabelece um ambiente de gestão para os registros corporativos.
- Reduz a tramitação de papel e impressão de relatórios por meio de dashboards abrangentes e consultas personalizadas de conteúdo.
- Diminui o tempo de início de um projeto, abrevia a curva de aprendizado dos membros de um time de projeto e economiza tempo, uma vez que os processos, procedimentos e modelos de documentos são criados e reutilizados.
